利害關係人閱覽權（三）：違反公寓條例第35條之處置
《公寓大廈管理條例》第35條明文保障利害關係人於必要時得請求閱覽或影印社區管理相關資料，並賦予管理負責人或管理委員會提供該等資料之義務。該規定目的在於確保社區治理資訊透明、強化住戶參與公共事務的能力，並避免因資訊封閉而導致管理不當或濫權情形。然而，實務上仍有部分管理委員會未能依規履行義務，甚至拒絕提供依法可查閱之資料，造成住戶可查閱權遭受阻礙，進而引發爭議與法律風險。
在本篇中，我們將深入探討第35條之義務規範及其違反後的處置機制，並分析相關主管機關與司法見解。
作者：陳聖鈞顧問、陳亮逢律師
法規定義清楚但模糊空間與訴訟時效較長
雖然公寓大廈管理條例第35條的規範撰寫的方式讓閱覽資料的權利與違反義務的處理方式看似直接，但實務上常見的處置挑戰包括：
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管理委員會拒絕提供資料
有時管理委員會以不認為申請具「必要性」(備註：後經法院判決管理委員會尚非得以審酌其必要性與否)、或稱文件非屬第35條所列舉範圍或以相關模糊為由拒絕，導致住戶查閱請求「實質上」不被履行。 -
程序性抗辯與推託
管理委員會可能以「規約另有規定」、「需先管理委員會決議」等程序性理由延遲或拒絕提供資料，讓住戶陷入權益受阻的窘境，同時最終產生閱覽時效拖延。 -
主管機關裁量不一
不同直轄市、縣（市）主管機關對於第35條違反情形之認定與罰鍰裁罰尺度不一，且針對勸導的時間界線當中各縣市政府主管機關也有不同的裁量權限，鑑於民眾對合理等待期間心理認定標準的不同，有時造成住戶困惑或處置不一致。
上述情況不僅可能阻礙住戶的資訊透明權，還可能影響社區治理的公平性與合理性，進而引發更進一步的民事爭訟，這實質上是所有人都不樂見的最終後果。
公寓大廈管理條例第三十五條：
利害關係人於必要時，得請求閱覽或影印規約、公共基金餘額、會計憑證、會計帳簿、財務報表、欠繳公共基金與應分攤或其他應負擔費用情形、管理委員會會議紀錄及前條會議紀錄，管理負責人或管理委員會不得拒絕。
問題意識：閱覽權與社區管理委員資料管理權限衝突
一、從法院判決出發：管理委員會「不得審酌必要性」的法理意義
實務上，管理委員會最常見的抗辯之一，即是主張利害關係人「並非必要」、「目的不明」、「與社區運作無直接關聯」，進而拒絕提供第35條所列資料。過往地方政府的解釋函令在此原則上支持管理委員會審酌是否必要的權力，但近年法院判決已逐步形成明確見解：第35條所稱之「必要時」，並非授權管理委員會進行實質審查，但並未交代由何人來進行審酌，雖然形同架空條款當中「必要時」的法規設計，但卻回歸到了保障住戶閱覽權的基礎當中。
法院判決意旨可以窺知，第35條係立法者為打破社區資訊不對稱、避免管理權力過度集中所設計的強行規定。若允許管理委員會自行審酌「是否必要」，等同於讓被監督者掌握監督開關，將使條文形同具文。因此，管理委員會僅得就「請求是否屬於第35條列舉範圍」進行形式確認，不得進一步評價請求動機、目的或必要性高低。
此一判決立場，實質上否定了「非必要即可拒絕」的實務操作，也重新界定了管理委員會的角色——其並非裁量機關，而是依法負有協力提供資料義務的執行者。
二、閱覽權 vs. 資料管理權：社區治理中不可避免的權限衝突
不可諱言，管理委員會確實負有社區資料的保管、管理與防止濫用之責，這也是其依法行使管理權限的重要內容之一，同時，偶有發生住戶挾有敵意或管理委員會過度警惕緊張之情形導致衝突，然而，資料管理權並非優於住戶閱覽權，而是應受第35條所設下的制度性限制。
從法體系觀察，第35條所保障的閱覽權，屬於住戶基於區分所有權衍生出的「監督型資訊權」。其目的不在於干預日常管理，而是在於確保管理權的行使仍受社區成員的可受監督狀態，反而係透過保障住戶閱覽權限的方式，以此來讓住戶透過更清晰的了解給予管理組織更準確的建議與協助，若管理委員會以「資料由我管理」為由，進而否定住戶依法請求閱覽的權利，實際上已構成權限本位的錯置。
因此，正確的法秩序應是：管理委員會負責資料管理，但不得因此排除、延宕或架空利害關係人的閱覽權。兩者並非對立，而是透過制度設計彼此制衡。
三、個資法與第35條的界限：不是「能不能給」，而是「怎麼給」
關於個人資料保護法與第35條的適用界線，此前筆者分享過由我國內政部國土管理署於112年10月25日以國署建管字第1120505644號函，已給出相當清楚的法規適用指引，該函釋明確指出，基於特別法優於普通法之原則，《公寓大廈管理條例》第35條作為特別規定，其所保障之閱覽與影印權，原則上不因文件中含有個人資料而被否定。因此，管理委員會不得單純以「涉及個資」為由，全面拒絕提供資料。
然而，這並不代表個人資料保護法在此完全失去適用空間。函釋同時強調，利害關係人於取得資料後，其對會議紀錄、簽到名冊等所含個人資料的蒐集、處理與利用，仍須符合個資法第5條、第19條及第20條的規範，包括：
- 應有特定、正當之使用目的
- 不得逾越必要範圍
- 應與原蒐集目的具有合理關聯
- 應予適當之保護措施
需要注意的是，個資法規範的重點，在於資料取得後的使用行為，而非否定資料取得本身。管理委員會如認為確有隱私顧慮，正確作法應是採取合理遮蔽、去識別化等方式，而非完全拒絕履行法定提供義務，若管理委員會未進行任何衡量，即以個資法作為拒絕依據，實務上仍可能被主管機關或法院認定為構成違法拒絕。
四、處置核心：違反第35條的法律後果仍然成立
綜合前述法規、函釋與實務見解可知，《公寓大廈管理條例》第35條所建立的，是一項具強制性的資訊揭露義務。無論管理委員會係基於「請求不具必要性」、「屬管理權限範圍」、「涉及個人資料保護」、「未依內部程序」等理由拒絕提供資料，只要其行為結果是未依法提供第35條所明文列舉之文件，即可能構成對法定義務的違反。
此一違反，並不因管理委員會主觀上認為其理由「合理」或「出於善意」而當然免責。實務上，法院與主管機關在判斷是否違反第35條時，著眼的並非管理委員會的動機，而是是否實質剝奪了利害關係人依法享有的閱覽或影印權利。
一旦認定管理委員會違反第35條規定，主管機關即得依同條例第48條介入處理，包含：
一、命其限期改善並履行提供義務；
二、裁處新臺幣1,000元以上、5,000元以下罰鍰；
三、屆期仍未改善者，得依法連續處罰。
此一行政處罰機制，顯示立法者並非僅期待住戶透過民事訴訟自行救濟，而是透過行政權介入，確保第35條所欲建構的社區資訊透明機制得以實際落實。
五、管理委員會的正確作法：不是拒絕，而是「合理處理」
需要特別強調的是，前述討論並非否定管理委員會在資料管理上的責任，更非要求管理委員會毫無界線地交付所有資料。法律所要求的，並非「放棄管理」，而是不得以管理或個資為由，全面否定或以其他技術性手段實質架空閱覽權的存在，在涉及會議紀錄、簽到名冊、帳冊等可能包含個人資料的文件時，管理委員會若欲避免違法，應採取的正確作法包括：
一、以「提供為原則，遮蔽為例外」
對於涉及不必要個人資料之部分，例如身分證字號、聯絡方式等，管理委員會得採取合理遮蔽或去識別化方式後提供，而非整份拒絕。
二、限縮於法定目的範圍內提供
可於提供資料時，明確告知該資料係依第35條提供，僅得作為社區管理、權益確認等正當目的使用，以符合個人資料保護法第5條之比例原則。
三、保留提供紀錄以自保
管理委員會得保留閱覽或影印之申請紀錄、提供時間與內容範圍，以證明已依法履行義務，避免日後產生爭議。
四、不得另設實質審核門檻
例如要求須經管理委員會會議決議、要求說明理由並經核准，或以規約另行限縮第35條權利，均可能被認定為變相拒絕，反而提高違法風險。
結論：第35條不是選擇題，而是社區治理規範
《公寓大廈管理條例》第35條所建立的，並非一項可由管理委員會視情況配合的「彈性規範」，而是一條劃定社區資訊透明底線的強制性規定。其核心價值在於透過利害關係人的閱覽與影印權，確保管理權力在陽光下運行，防範權力失衡與社區治理黑箱化。
從實務運作與法律責任來看，管理委員會對此並不享有審酌「是否必要」的裁量權。任何以內部程序或個資保護為名，行「實質剝奪」住戶查閱權之實的行為，均可能構成違法，並直接面臨第48條的行政裁罰與限期改善壓力。
我們必須體認：資訊公開並不代表放棄管理責任。法律真正要求的，是在比例原則下，透過合理遮蔽、限縮用途等技術手段落實提供義務，而非將「全面拒絕」當作風險控管的擋箭牌。
事實證明：拒絕，往往是法律風險的開始；依法提供並以制度性方法保障兼顧其他住戶資料的權利，才是管理委員會最有效的自保方式。
總結而言，第35條不僅是個別住戶的權利保障，更是支撐整體社區健全發展的基石。唯有正確認識其法律強制性與處置後果，社區才能在法治、透明與信任之間，建立一個可長可久的治理結構。
本文由晁盛顧問公寓大廈管理部陳聖鈞執行長與陳亮逢律師負責撰稿。
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