利害關係人閱覽權（二）：個人資料保護法衝突與適用
在社區管理中，資訊公開是保障住戶權益與監督管理委員會運作的基礎。然而，當住戶依據《公寓大廈管理條例》第35條申請閱覽或影印社區會議紀錄與財務資料時，經常會遇到管理委員會以《個人資料保護法》（以下簡稱個資法）為由拒絕提供資料，導致資訊公開與個資保護之間產生法律適用上的爭議，內政部國土管理署於112年10月25日發布的解釋函（國署建管字第1120505644號）即針對這一問題進行說明，強調特別法優於普通法的適用原則，並解釋第35條與個資法之間的關係。本文將透過相關法條解析、問題探討及具體案例想像，幫助讀者更清楚理解這一議題。
作者：陳聖鈞顧問、陳亮逢律師
社區資訊公開與個資保護的兩難
在社區管理中，資訊公開是保障住戶權益與監督管理委員會運作的基礎。然而，當住戶依據《公寓大廈管理條例》第35條申請閱覽或影印社區會議紀錄與財務資料時，經常會遇到管理委員會以《個人資料保護法》（以下簡稱個資法）為由拒絕提供資料，導致資訊公開與個資保護之間產生法律適用上的爭議。
內政部國土管理署於112年10月25日發布的解釋函（國署建管字第1120505644號）即針對這一問題進行說明，強調特別法優於普通法的適用原則，並解釋第35條與個資法之間的關係。本文將透過相關法條解析、問題探討及具體案例想像，幫助讀者更清楚理解這一議題。
公寓大廈管理條例第三十五條：
利害關係人於必要時，得請求閱覽或影印規約、公共基金餘額、會計憑證、會計帳簿、財務報表、欠繳公共基金與應分攤或其他應負擔費用情形、管理委員會會議紀錄及前條會議紀錄，管理負責人或管理委員會不得拒絕。
內政部國土管理署 112.10.25 國署建管字第1120505644號函：
一、復奉交下貴局112年5月16日北市都授建字第11230195901號函。
二、按公寓大廈管理條例第35條規定：「利害關係人於必要時，得請求閱覽或影印規約、公共基金餘額、會計憑證、會計帳簿、財務報表、欠繳公共基金與應分攤或其他應負擔費用情形、管理委員會會議紀錄及前條會議紀錄，管理負責人或管理委員會不得拒絕。」揆其立法意旨，管理委員會係依利害關係人提出之請求內容，有提供閱覽或影印之義務，尚不得擇一辦理。
三、有關公寓大廈管理條例第35條利害關係人於必要時，得請求影印區分所有權人會議紀錄有否與個人資料保護法相牴觸疑義1節，依本部102年5月7日內授營建管字第1020182411號函示略以：「二、......次按個人資料保護法（以下簡稱本法）之性質為普通法，其他特別法有關個人資料蒐集或利用之規定，依特別法優於普通法之法理，自應優先適用各該特別規定。......故公寓大廈管理條例第35條利害關係人於必要時，得請求影印區分所有權人會議紀錄與個人資料保護法並無牴觸。三、......管理負責人或管理委員會提供公寓大廈管理委員會會議紀錄及區分所有權人會議出席簽到名冊供利害關係人閱覽或影印時，是否有提供該等個人資料供查詢使用之必要，仍應就查詢使用之目的，參照個人資料保護法第19條、第20條非公務機關對個人資料之蒐集、處理及利用之規定，另須注意該法第5條之規定，個人資料之蒐集處理或利用，應尊重當事人之權益，依誠實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。」。
四、本案公寓大廈管理條例第35條規定利害關係人申請閱覽或影印社區資料，基於特別法優於普通法，與個人資料保護法並無牴觸。惟其利害關係人對於會議紀錄內個人資料之蒐集、處理及利用者，仍應符合個人資料保護法第5條、第19條及第20條之規定。涉個案事實認定，請貴局審酌個案情形本權責卓處。
問題意識：資訊公開與個資保護的矛盾
在實務操作上，管理委員會經常會以「會議紀錄涉及住戶個人資料」為由，拒絕提供文件，導致住戶無法取得應有資訊，產生以下幾個問題：
- 資訊公開權與個資保護的衝突：
住戶與管理委員會在資訊公開問題上的分歧，主要源自於《公寓大廈管理條例》第35條與《個人資料保護法》適用範圍的不同解讀。
住戶認為，依法享有查閱會議紀錄、財務報表等重要文件的權利，以確保管理透明，避免不當決策影響自身權益。然而，管理委員會則擔憂，若提供這些文件，可能會涉及住戶個資，例如會議紀錄中的姓名、欠繳管理費名單等，進而違反個資法。
這種法規適用上的矛盾，讓住戶的查閱請求時常遭到拒絕，甚至需透過長時間的溝通或法律途徑才能獲得應有資訊。此外，由於內政部雖已發布解釋函，但實務上不同社區的管理方式仍存在差異，使得住戶在行使權利時，仍需面對管理委員會的不同解釋與限制，進一步加劇了資訊公開與個資保護之間的法律拉扯，因此，本次最新的解釋函令雖然維持與過去實務見解相同的意見，可知就此問題主管機關見解的一致性。 - 社區管理黑箱遭人詬病的疑慮與隱憂：
當管理委員會能夠藉由個資法作為理由，拒絕提供住戶應有的管理資訊時，社區管理將逐漸失去透明度，導致住戶對管理運作失去信任，信賴的基礎是整體社區管理最難建立的一個重要環節。
根據晁盛顧問過去處理公寓大廈糾紛的經驗，許多社區的管理委員會因缺乏有效監督機制，可能會在未經充分討論的情況下，通過重大財務決策，如社區公共設施修繕、大型工程招標等，甚至涉及不當利益輸送的風險。例如，若管理委員會在未公開討論的情況下，通過與特定廠商的長期合約，住戶將無從得知該決策是否合理，或是否符合市場行情＜此外，當住戶無法取得完整的財務報表與帳簿時，也無法查證管理費的實際用途，導致社區財務運作可能出現不透明、濫用資金的問題。長期而言，這種管理黑箱化現象將破壞社區的信任機制，使得住戶與管理單位之間的對立加深，甚至影響社區的整體居住品質更可能對社區的房屋價值有重大減損。 - 住戶權利的合法制度性保障受阻：
當住戶要求查閱社區財務報表、會議紀錄等資料遭拒時，若無法透過內部溝通獲得解決方案，往往只能訴諸法律手段，而這些法律手段最終獲得司法判決的時間點往往曠日廢時，往往緩不濟急而難以救濟即時性發生的弊端與問題，此外，提起訴訟不僅需要時間，還會造成額外的金錢負擔，對於一般住戶來說，透過司法判決來保障閱覽資訊權利的門檻相對較高。例如，若住戶懷疑管理委員會在修繕工程中有舞弊行為，但因無法取得投標紀錄與工程合約等關鍵文件，即便有質疑，也難以提出具體證據來支撐自己的主張。
在這種情況下，住戶可能需要透過民事訴訟請求法院命令提供相關文件，或向主管機關檢舉，但這些程序都可能曠日費時，影響住戶正常生活。此外，即便訴訟獲勝，住戶仍須承擔法律成本，而管理委員會則可能透過拖延戰術或行政程序上的技術性操作，使住戶面臨更大的挫折感，導致多數人選擇放棄維權，讓不當管理行為得以持續發生。。
結論：依法保障資訊公開，合理兼顧個資保護
綜合上述分析，《公寓大廈管理條例》第35條與《個人資料保護法》雖然在適用上存在一定的矛盾，但內政部的解釋函已明確指出，公寓大廈管理條例第35條相對於個人資料法而言屬於特別法位階，根據特別法優於普通法的原則應優先適用，住戶有權閱覽或影印社區管理相關文件，而管理委員會不得以個人資料保護法為由拒絕，但這並不代表個資保護不重要，住戶在取得資料後，仍應合理使用，避免將個資公開於不必要的場合，或作為不當用途。
未來，社區管理應朝向更完善的資訊公開制度發展，例如透過匿名化處理敏感資訊、建立標準化文件格式等方式，來平衡資訊透明與個資保護的需求，確保社區治理的公平性與穩定性同時，為了避免資料取得後的各種爭議事件問題，建議也應在資料的取用、給予等部分進行有效管制，其中包括但不限於部分資訊的遮掩與保密切結書的撰寫等，均是常見的有效措施可供給社區法律管理實務來進行討論運用。
本文由晁盛顧問公寓大廈管理部陳聖鈞執行長與陳亮逢律師負責撰稿。
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