利害關係人閱覽權（一）：公寓大廈管理條例第35條
在社區治理與管理透明化的需求日益提升的背景下，公寓大廈管理條例第35條為利害關係人提供了一項重要的權利，即於必要時得請求閱覽或影印管理相關文件，如公共基金餘額、會計帳冊、會議紀錄等。然而，在數據保護與隱私權愈發受到關注的今日，這項法條與個人資料保護法（以下簡稱個資法）之間的適用關係，成為許多管理委員會與住戶討論的焦點，為釐清此問題，內政部國土管理署於112年10月25日發布函釋（國署建管字第1120505644號），重申公寓大廈管理條例第35條的適用範圍，並說明該條文與個資法之間的關係。
本文將從法規適用的角度，深入解析利害關係人的權利、管理委員會的義務，以及個資法對於此類資料公開的規範，協助社區管理者與住戶理解相關法規，確保社區運作的透明性與合法性。
作者：陳聖鈞顧問、陳亮逢律師
社區資料保護與個人資料管理相關法規的問題意識
在社區治理與管理透明化的需求日益提升的背景下，公寓大廈管理條例第35條為利害關係人提供了一項重要的權利，即於必要時得請求閱覽或影印管理相關文件，如公共基金餘額、會計帳冊、會議紀錄等。然而，在數據保護與隱私權愈發受到關注的今日，這項法條與個人資料保護法（以下簡稱個資法）之間的適用關係，成為許多管理委員會與住戶討論的焦點，目前在司法實務與公寓大廈管理實務當中也發現了許多因為錯誤理解個資法與公寓大廈管理條例而產生的鄰里衝突糾紛。
目前，兩個法規的主要針對資料產生的爭議在於，會議紀錄等社區管理文件可能涉及個人資訊，如住戶姓名、聯絡方式、財務繳納情況等。當利害關係人申請閱覽或影印時，是否會與個資法的規範產生衝突？管理委員會是否應提供完整資料，或應對部分個人資訊加以遮蔽？這些問題都關係到社區管理的合法性與隱私權的保障。
在社區管理的實務運作中，資訊公開與個人隱私保護往往處於拉鋸狀態，這種矛盾不僅可能引發住戶間的信任危機，更可能演變為法律爭議。舉例來說，當住戶A基於公寓大廈管理條例第35條的規定，申請影印管理委員會會議紀錄，以確認社區財務狀況是否透明時，住戶B卻主張該紀錄涉及個人繳費資訊與個資法保護範疇，要求遮蔽其個人資料。這種情況下，管理委員會該如何權衡？若未提供完整資料，是否違反公寓大廈管理條例？
反之，若直接提供，是否可能觸犯個資法？更進一步地，倘若住戶取得會議紀錄後，將資料公開於社群媒體或作為訴訟依據，又是否涉及不當使用個資進而可能對社區價值與團結產生難以預估的影響，這些問題不僅涉及法律適用的技術性判斷，更關係到社區和諧、住戶權益與管理委員會的責任邊界。因此，在利害關係人申請閱覽或影印文件時，如何確保資訊公開的合法性，同時不侵犯個人隱私權，成為社區管理中極為關鍵的課題。內政部國土管理署最新函釋的發布，正是在這樣的爭議脈絡下，為社區管理提供更明確的法律指引。接下來，我們將深入剖析此函釋內容，並探討如何在實務上取得資訊公開與個資保護的最佳平衡。
為釐清此問題，內政部國土管理署於112年10月25日發布函釋（國署建管字第1120505644號），重申公寓大廈管理條例第35條的適用範圍，並說明該條文與個資法之間的關係。
本文將從法規適用的角度，深入解析利害關係人的權利、管理委員會的義務，以及個資法對於此類資料公開的規範，協助社區管理者與住戶理解相關法規，確保社區運作的透明性與合法性
公寓大廈管理條例第三十五條：
利害關係人於必要時，得請求閱覽或影印規約、公共基金餘額、會計憑證、會計帳簿、財務報表、欠繳公共基金與應分攤或其他應負擔費用情形、管理委員會會議紀錄及前條會議紀錄，管理負責人或管理委員會不得拒絕。
公寓大廈管理條例第35條的規範與立法目的——社區透明治理的基石
公寓大廈的管理涉及眾多住戶的共同權益，無論是財務收支、社區決策，抑或管理委員會的運作，都應維持透明度，以確保住戶能有效監督社區管理，同時這也讓住戶在提供各類的表貴意見的時候能更有效率地針對社區問題提出準確的建議。然而，若住戶在查閱相關管理文件時受阻，將可能導致權益受損，甚至嚴重的話將影響社區治理的公平性。因此，《公寓大廈管理條例》第35條的設立，正是為了保障住戶與利害關係人知情權，使其能夠適時監督社區運作，確保管理機制的公開同時透過更高度公開透明的互動，以昭公信並讓所有資料均可有效地成為社區溝通意見的雞骨。
閱覽權規範的內容與核心精神
依據《公寓大廈管理條例》第35條規定：「利害關係人於必要時，得請求閱覽或影印規約、公共基金餘額、會計憑證、會計帳簿、財務報表、欠繳公共基金與應分攤或其他應負擔費用情形、管理委員會會議紀錄及前條會議紀錄，管理負責人或管理委員會不得拒絕。」從條文內容可見，第35條明確賦予住戶及其他利害關係人閱覽與影印社區重要管理文件的權利，範圍涵蓋財務資料、管理會議紀錄，以及影響住戶權益的其他關鍵資訊，且管理負責人不得單方面決定僅提供閱覽、不提供影印，這強調了資訊透明與住戶監督權的重要性。
該條款的立法目的從歷史的立法文件以及多年賴的主管機關解釋函令、判決資料當中可明確分析其用意，主要可歸納為以下幾點：
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維護資訊公開，避免管理黑箱
在許多社區，管理委員會或物業管理公司可能因各種原因，未主動公開財務或會議資訊，使住戶對於社區運作狀況一無所知，甚至無法確保公共基金是否遭到濫用。第35條的規範，即是強調管理必須透明化，讓住戶能夠監督社區財務與決策，防止暗箱操作。 -
保障住戶權益，避免財務與管理爭議
當住戶無法查閱社區的財務報表、欠費名單或公共基金運用情形時，將無法確保自身權益。例如，若管理委員會未妥善管理資金，甚至產生虧損，住戶卻無從得知，將可能導致住戶權益受損，甚至影響房價與居住品質。因此，第35條的設立，確保住戶能夠查閱社區財務運作，進而確保社區經營的健康發展。 -
防止管理層濫權，確保住戶監督機制同時避免爭議
社區的管理委員會代表全體住戶行使管理權，但若缺乏有效的監督機制，管理層可能會有濫權或不當決策的風險。例如，若管理委員會在未經充分討論下，擅自決定調整管理費用或進行高額支出，住戶應有權查閱會議紀錄，以確保決策過程符合規範。第35條的設立，即是賦予住戶查核與監督的權利，避免社區管理者濫用權力從而對社區住戶產生財產及各種權利之妨害問題。
若調閱資料受阻，可能產生的權利妨害
儘管法規明確保障住戶的查閱權，但在實務操作中，仍有許多住戶因管理委員會或物業管理公司的阻撓，而無法取得應有的資訊，這種阻撓的行為有的來源於對法規的誤解，也有來自於惡意的杯葛，但無論如何這都將對住戶權益造成嚴重影響，可能導致以下問題：
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財務黑箱影響財務健全與公信力，住戶權益受損
若管理委員會拒絕提供公共基金餘額、會計憑證或財務報表，住戶將無法有效地透過實際的數據確認社區資金是否遭到濫用或管理不當。例如，某些社區可能發生管理費用去向不明、維修費被過度支出的情況，若住戶無法取得財務資訊，將難以發現並糾正這些問題；延宕的後過甚至可能針對惡意犯罪的問題難以即時糾正或訴諸法律，縱然未來經過檢調機關進行起訴，但往往資產的缺失與遭盜取的後果已難以回復，損害最終仍由社區承擔。 -
住戶無法參與社區決策，權利受侵害
社區的運作涉及多項影響住戶權益的決策，例如公共設施的維護與更新、社區保全與警備機制措施的調整、管理費的調升或減免，甚至特定社區規約的修改等。這些議題攸關所有住戶的居住品質與財務負擔，理應在公平、透明的機制下進行討論與決策。
然而，若住戶無法查閱會議紀錄，便難以了解決策過程是否遵循適當程序，是否充分考量住戶的權益，甚至可能被剝奪表達意見的機會。例如，管理委員會可能在未經充分討論的情況下決定大幅提高管理費，或在未經住戶同意的前提下調整公設使用規範。當住戶發現異常時，若無法取得完整的會議紀錄，便難以釐清決策是否合乎法定程序，是否有足夠的住戶支持，或是否涉及特定利益團體的不當操作，同時，在難以精準的提供意見研究的情況之下，也會導致住戶提供意見的美意因而產生誤解或錯漏，此時進一步導致的社區對立恐怕並非是所有人所樂見
此種資訊封閉的情況，不僅影響住戶對社區管理的信任，也削弱了住戶的參與權。長期下來，住戶可能因缺乏決策影響力而對社區管理失去興趣，甚至放棄積極監督，導致管理委員會的運作更加不透明，形成惡性循環。因此，《公寓大廈管理條例》第35條的規範，賦予住戶閱覽或影印社區管理相關文件的權利，正是確保決策透明化，維護住戶民主參與權的重要法規。
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衍生法律糾紛與訴訟成本
當社區管理運作缺乏透明度時，住戶對於管理委員會的決策便容易產生質疑，進而引發法律糾紛。例如，若住戶懷疑管理委員會在未經公開討論的情況下動用公共基金，或認為社區修繕工程的招標過程有失公平，卻無法取得相關會議紀錄、財務報表或決策文件，將面臨舉證困難的困境。
在這樣的情況下，住戶可能會選擇訴諸法律途徑，如向法院提起民事訴訟，或向主管機關檢舉請求調查。然而，法律訴訟涉及高額的訴訟成本與時間成本，住戶必須支付律師費、法院訴訟費用，甚至可能面臨漫長的審理程序，對一般住戶而言，這無疑是一種沉重的負擔。同時，社區內部的對立與不信任感也將加劇，影響鄰里關係，甚至可能使社區治理陷入長期紛爭，無法有效運作。
此外，即使個別住戶最終勝訴，法院判決要求管理委員會提供文件或改正不當決策，但若管理委員會惡意拖延，甚至繼續設法隱匿資訊，住戶仍可能面臨後續的執行困難。因此，從預防法律爭議的角度來看，確保住戶能夠依《公寓大廈管理條例》第35條的規定，適時查閱或影印社區管理文件，才是降低訴訟風險、維持社區和諧的最佳方式，透過資訊透明化，住戶能夠及早發現潛在問題，並在問題擴大之前提出異議與監督，避免不必要的法律糾紛。同時，管理委員會在住戶有效監督的情況下，也更有動力落實良好治理，確保社區資源的公平分配與妥善運用。因此，本條款不僅是保障個別住戶權益的法律依據，更是維持社區穩定運作、降低爭議發生的重要法規。
公寓大廈管理條例第35條部分結論與後續探討
《公寓大廈管理條例》第35條的規範，不僅是保障住戶知情權的重要法源，更是維持社區治理公平性與透明度的關鍵基石。透過賦予住戶閱覽與影印管理文件的權利，該條文確保社區決策過程不至於流於黑箱運作，使住戶能夠參與並監督管理委員會的運作，防止財務不透明或違規使用公款等問題。若住戶無法順利行使這項權利，不僅影響個人權益，也可能破壞社區的信任基礎，使管理委員會與住戶之間產生對立，最終影響整體居住環境的穩定性。
然而，實務上時常出現管理委員會以《個人資料保護法》為由，拒絕提供會議紀錄或財務資料的情況，這使得住戶在行使權利時面臨阻礙，甚至可能造成法律糾紛。因此，如何正確理解《公寓大廈管理條例》第35條與《個人資料保護法》的適用關係，成為社區管理中不可忽視的課題。
內政部國土管理署於112年10月25日發布的函釋，便是針對這項爭議進行進一步的解釋，以明確界定住戶的閱覽與影印權是否會與個資法產生衝突。在下一期的內容中，我們將深入解析該函令的法律意涵，並探討《公寓大廈管理條例》與《個人資料保護法》在社區治理中的適用界線，幫助住戶與管理委員會找到資訊公開與個資保護之間的平衡點，以確保社區治理的公正性與合理性。
本文由晁盛顧問公寓大廈管理部陳聖鈞執行長與陳亮逢律師負責撰稿。
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